Fallstudie
Cloud Baselining
Softwareanbieter

DER AUFTRAG

Cloud Baselining für aktuelle Initiativen und Ziele im Kontext Private / Public Cloud. Roadmap-Entwicklung inklusive grober Projektplanung und Aufgaben-Identifizierung in den Bereichen Architektur, Betriebsmodelle, IT-Security und Datenschutz. Strategische Beratung für neues Angebot Cloud-basierter Softwareprodukte an Endkunden.

ÜBER DAS UNTERNEHMEN

Der Kunde ist ein seit über 30 Jahren international agierender Anbieter von Spezialsoftware im Bereich der Zulassung von Medikamenten. Auch andere Spezialsoftwareprodukte werden entwickelt, sodass das Unternehmen eine diverse Produktpalette an seine Endkunden wie dem internationalen Mittelstand und Großkonzernen bis zu öffentlichen Verwaltungen anbietet.

Aufgrund der sehr hohen Relevanz der Zulassung von Medikamenten für den Endkunden ist die Software dort als kritisch und hoch sensibel eingestuft. Sie ermöglicht dem Endkunden, Produkte schnell zuzulassen und damit die teilweise sehr teuren Entwicklungen von Medikamenten abzuschließen und die Produkte zu vermarkten. Verzögerungen in der Zulassung sind mit erheblichen Ertragsausfällen und -Verzögerungen gleichzusetzen.

4

Monate
Projektdauer

15

Mitarbeiter
kundenseitig

5

Mitarbeiter
direkt gruppe

10

erarbeitete
Business- und IT-Ziele

10

identifizierte Cloud-
und Non-Cloud-Rollen

500

PTs interner
Cloudressourcen
neu strukturiert

DIE HERAUSFORDERUNG

Der Kunde hatte seit einiger Zeit ein Cloud-Team zusammengestellt und erste Erfahrungen im Bereich Private sowie Public Cloud gesammelt. Aufgrund des hohen Potentials durch die Nutzung der Cloud soll diese zukünftig im Unternehmen in größerem Umfang eingesetzt werden. Diverse Services speziell von dem Anbieter AWS (Amazon Web Services) wollten die Entwickler gerne mittelfristig in ihre Produkte einbauen.

Jedoch gab es Unsicherheiten bezüglich Compliance, Datenschutz sowie IT-Security-Grundlagen im Bereich Public Cloud. Weitere Fragestellungen ergaben sich unter anderem nach Best Practices für Architektur- und Organisationsanpassungen und in den Bereichen Strategie sowie Produktmarketing.

Darüber hinaus kamen im Management des Unternehmens viele Fragen auf, die mit dem aktuellen Wissensstand nicht ausreichend beantwortet werden konnten:

  • Was sind die kurzfristigen und mittelfristigen Aufgaben, wenn vermehrt mit AWS gearbeitet wird? Welche Aufwände entstehen und bei welchen Rollen?
  • Wie kann das Unternehmen ein produktives und skalierbares Lösungsportfolio für den Endkunden entwickeln und sicherstellen?
  • Was passiert, wenn die Kundenzahl um den Faktor zehn wächst? Ziel ist, dass das Betriebspersonal nicht um ähnliche Faktoren wachsen muss.
  • Konservative Endkunden werden in absehbarer Zeit nicht mit einem Public Cloud Anbieter als IT-Provider zusammenarbeiten wollen. Wie verfährt das Account Management damit?
  • Was muss im Bereich Produkt-Marketing und -Offering angepasst werden?
  • Welche Anpassungen im Bereich IT-Security und Datenschutz müssen durchgeführt werden, um die strengen Anforderungen insbesondere von Großkonzernen zu erfüllen?

Im Verlauf des Projektes wurden etliche weitere Fragestellungen identifiziert und gemeinsam sortiert, gruppiert und in das Lösungsportfolio eingearbeitet. Insgesamt gab es eine umfassende Liste an individuellen Fragen und Ideen der Stakeholder seitens des Kunden.

In Kooperation mit AWS sollte die direkt gruppe mit dem Kunden zusammen diese Fragestellungen durch die Erfahrungen der direkt gruppe beantworten und gemeinsam eine Lösungsmöglichkeit finden, sodass die wertvollen internen Ressourcen des Kunden auf konkrete Ziele fokussiert werden können.

UNSER LÖSUNGSVORSCHLAG

Die hier aufgezeigte Anfangssituation existiert in vielen Unternehmen: Es gibt im Cloud-Umfeld bereits Aktivitäten, jedoch keine geordnete Struktur und Zielsetzung oder eine klare strategische Festlegung des Managements. Durch einen gemeinsamen ersten Termin half die direkt gruppe dem Kunden, dessen Fragestellungen zu sortieren, und entwickelte ein Angebot, um durch ein Cloud Baselining die weiteren Schritte zu identifizieren.

Seitens des Kunden waren bereits viele und teils sehr gute Ideen bei den einzelnen Stakeholdern vorhanden. Die Zusammenführung und Moderierung dieser wichtigen Inputs aus dem Inneren des Unternehmens erfolgte im Cloud Baselining mithilfe einer Serie von bis zu sechs Workshops.

Zentral ist dabei, dass die direkt gruppe zum ersten Termin keine Zielvorstellung oder Lösungsidee für den Kunden mitbringt. Diese werden mit den Ideen und Energien des Kunden zusammen entwickelt, sodass für das gesamte Unternehmen ein Mehrwert entsteht und die einzelnen Bereiche und Rollen auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten können.

In diesem konkreten Fall haben wir vier Workshops beim Kunden durchgeführt, wobei durch vorherige Gespräche sichergestellt wurde, dass an diesen die richtigen Stakeholder beteiligt waren.

In den Cloud Baselining Workshops wurden mit dem Kunden verschiedene Artefakte erarbeitet:

  • Gemeinsames Verständnis der Public Cloud sowie Identifizierung der Potenziale, welche in dem konkreten Fall gehoben werden können
  • Roadmap für die kommenden 6-12 Monate
  • Aufwandsschätzung extern sowie intern
  • 15 Action Packs aus notwendigen Compliance und IT-Security Aufgaben, hierfür ebenfalls Definition von Rollen. Für die Action Packs fanden sich bereits in den Workshops Verantwortliche, die die Themen gerne treiben würden
  • Pain Points, die das Management berücksichtigen muss
  • Zu klärende Punkte, ohne die das Projekt nicht gestartet werden kann

Nach der Abschlusspräsentation vor dem Management und dem Eigentümer des Unternehmens wurden die notwendigen Aufgaben besprochen und kundenintern offene Themen adressiert. Die gemeinsame Entscheidung wurde zugunsten des Vorschlages der direkt gruppe getroffen, sodass wir den Kunden auf dem Weg in die Cloud begleiten dürfen.

AWS ALS TEIL DER LÖSUNG

AWS half mit seiner klaren Darstellung der „Shared Responsibility“, die notwendigen Aufgaben für den Kunden zu strukturieren und zu kommunizieren. Die beim Kunden liegende Verantwortung kann mit den zur Verfügung gestellten AWS Services erfüllt werden. In den Workshops zu Architektur und zur Adaption des Softwareproduktes wurden die verschiedenen Möglichkeiten und entsprechende Vor- und Nachteile diskutiert. Die sehr gute Dokumentation von AWS stieß beim Kunden auf großes Interesse, so dass unsere Architekten und Projektleiter immer für Details auf AWS-Quellen referenzieren konnten.

Sehr gute Unterstützung fanden wir bei der Begleitung des Kunden in dessen für ihn spezifischen Anfragen durch die Verantwortlichen bei AWS.

Hier haben drei Parteien an einem Ziel gearbeitet und erfolgreich eine Lösung erarbeitet.

ERZIELTE ERFOLGE DES PROJEKTS

Die Strukturierung der Bedarfe, Anforderungen und strategischen Ideen im Bereich Private / Public Cloud ist einer der Kernerfolge des Projektes. Alle Führungsebenen des Kunden und die umsetzenden Kollegen wurden eingebunden und waren an der Lösungsfindung maßgeblich beteiligt.

Folgende messbaren Erfolge hat das Projekt erreicht:

  • Entwicklung der Roadmap für die kommenden 6-12 Monate unter Einbindung aller relevanten Stakeholder zur Freigabe durch das interne Management
  • Schriftlich festgehaltene Pain Points und Risiken für den Weg in die Cloud und erste Mitigationsstrategien als Vorschlag für das Management
  • Aufwandsschätzung verteilt auf ca. 8 Rollen(-Gruppen) für das Umsetzungsprojekt
  • Identifizierung, Trennung und sinnvolle Gruppierung von Aufgaben sowie Ermöglichung notwendiger Entscheidungen zur Fokussierung der knappen internen Kapazitäten auf sinnvolle und zielgerichtete Aufgaben
  • Klärung der Fragestellungen rund um Compliance, Datenschutz und IT-Security im Kontext Public Cloud und Entwicklung einer Planung für die Bearbeitung aller Fragestellungen in Zusammenarbeit mit den internen Kollegen

Statement des Projektleiters der direkt gruppe:

In diesem Projekt halfen wir dem Kunden bei der Erarbeitung einer Cloud-Roadmap für die kommenden Monate und konkretisierten die vorhandenen Aufgaben und Ideen. Der Aufwand des Projekts war relativ überschaubar, jedoch gab es einige Herausforderungen – wie die langen Zwischenräume (durch Urlaub, Stakeholder-Verfügbarkeit) und die verschiedenen Stakeholder-Fraktionen mit unterschiedlichen Interessen und damit verbunden die lange Dauer des Projektes – was die projektinterne Koordination zu einer Herausforderung machte.

Insgesamt war das Projekt sehr erfolgreich, vor allem, weil es dem Kunden nach nur wenigen Tagen Workshops einen greifbaren Mehrwert geliefert hat. Am Ende äußerte sich das Management sehr positiv darüber, dass nun endlich eine Richtung erkennbar ist, und man sich nun bewusst ist, was zu tun ist und wer was zu tun hat.

Es hat sich erneut gezeigt, dass unser Konzept des Cloud Baselining hervorragend funktioniert und dessen offene Struktur auch bei hochindividuellen Bedarfen des Kunden zu Erfolgen führt.

Oder direkt von unseren Cloud-Experten:

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